El inicio de un nuevo año es una oportunidad para planificar, corregir errores del pasado y establecer las bases de un ejercicio empresarial exitoso. Entre los aspectos más importantes que las empresas deben abordar en enero están las obligaciones legales y documentales que, si se descuidan, pueden generar sanciones, pérdidas económicas o incluso la suspensión de actividad. Este artículo presenta un checklist claro y práctico con todo lo que tu empresa debe revisar al comenzar 2026.
1. Actualización de contratos y documentación interna
Uno de los primeros pasos recomendables es revisar todos los contratos laborales, mercantiles, de proveedores, de alquiler y de servicios. Asegúrate de que estén actualizados, firmados por ambas partes, con cláusulas legales vigentes y que reflejen correctamente los acuerdos.
También es necesario revisar los estatutos sociales, pactos de socios (si los hay), libros societarios, poderes notariales y actas de reuniones.
2. Calendario laboral y normativa interna
Toda empresa debe tener actualizado su calendario laboral, con los días festivos nacionales, autonómicos y locales, así como las vacaciones y turnos internos.
Además, es conveniente revisar los reglamentos internos, protocolos contra el acoso, manual de bienvenida, normas de seguridad y cualquier política corporativa que afecte al personal.
3. Prevención de riesgos laborales (PRL)
Es obligatorio contar con un plan de prevención actualizado. A principios de año se recomienda:
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Verificar que todos los empleados han recibido la formación en PRL adecuada.
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Comprobar que los reconocimientos médicos están al día.
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Evaluar riesgos específicos de nuevas actividades o instalaciones.
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Revisar el contrato con el servicio de prevención ajeno o técnico PRL interno.
4. Protección de datos (LOPDGDD y RGPD)
En 2026 sigue siendo obligatorio cumplir con la normativa europea de protección de datos. No basta con haberlo hecho una vez: debe actualizarse de forma continua.
Asegúrate de que:
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La política de privacidad está accesible y actualizada en tu web.
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Los contratos con encargados de tratamiento están firmados.
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Cuentas con registros de actividades de tratamiento.
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Los empleados conocen el protocolo y han recibido formación.
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Hay un sistema para atender derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad y limitación.
5. Registro retributivo y planes de igualdad
Las empresas con más de 50 empleados deben tener implementado un Plan de Igualdad, y todas, sin importar el tamaño, deben tener un registro retributivo que analice si existen brechas salariales entre hombres y mujeres.
Este registro debe renovarse cada año. Enero es el momento perfecto para revisarlo, actualizarlo y, si procede, comunicarlo a la representación legal de los trabajadores.
6. Licencias, seguros y autorizaciones
Muchas licencias administrativas, seguros obligatorios o certificados de actividad empresarial tienen caducidad anual. Algunos ejemplos:
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Licencia de apertura o actividad.
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Seguro de responsabilidad civil.
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Certificados de eficiencia energética en locales.
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Certificados de mantenimiento de equipos, ascensores, extintores, etc.
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Permisos de vertido o emisiones en actividades industriales.
Comprobar sus fechas de renovación puede evitar sanciones o interrupciones en el servicio.
7. Obligaciones fiscales
El mes de enero es clave en el calendario fiscal. Es cuando se presenta el Modelo 347, se cierran trimestres y se hace balance del ejercicio anterior. Entre las acciones obligatorias están:
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Cierre del ejercicio contable 2025 y elaboración del balance.
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Revisión del IVA y del IRPF del último trimestre.
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Presentación de declaraciones informativas.
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Actualización de los libros contables y facturación.
Una revisión profesional evita errores que puedan derivar en requerimientos o inspecciones de Hacienda.
8. Formación y bonificaciones FUNDAE
Si has realizado formación bonificada para tus empleados durante el año anterior, debes justificar correctamente su aplicación a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE).
También es un buen momento para planificar el plan formativo 2026 y gestionar la bonificación correspondiente. Apostar por la capacitación interna es cada vez más valorado y mejora el clima laboral.
9. Revisión de compliance penal y canal ético
Si tu empresa cuenta con un programa de cumplimiento penal, debes revisar que se haya actualizado conforme a la normativa vigente y a posibles cambios en la estructura organizativa.
Además, es importante comprobar que el canal ético o de denuncias funcione correctamente, cumpla con los requisitos del Reglamento europeo 2019/1937 y garantice confidencialidad y anonimato.
10. Certificaciones de calidad y medioambiente
Si cuentas con certificaciones como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 o FSC, enero es un buen momento para:
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Revisar fechas de renovación.
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Planificar las auditorías internas o externas del año.
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Actualizar manuales y procedimientos.
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Realizar una revisión por la dirección.
Estas certificaciones requieren documentación continua y seguimiento del sistema de gestión para seguir cumpliendo con los estándares.
Consejo adicional: crea tu propio calendario legal interno
Aunque hay calendarios oficiales, cada empresa tiene características únicas. Crear un calendario legal personalizado con fechas clave, tareas pendientes, renovaciones, plazos fiscales o revisiones documentales te permitirá tener una visión clara del cumplimiento normativo durante todo el año.
Conclusión: enero, el mes clave para ordenar tu empresa
Revisar las obligaciones legales al comenzar el año es una medida preventiva que evitará problemas futuros, mejorará tu gestión interna y demostrará tu compromiso con la legalidad, la transparencia y la eficiencia.
En Adesur Consultores ayudamos a empresas de todos los sectores a cumplir con sus deberes legales, realizar auditorías documentales, elaborar planes de igualdad, mantener sus certificaciones y prepararse para cualquier inspección o auditoría.
¿Quieres que 2026 sea el año de la tranquilidad legal? Contacta con nosotros y te ayudamos a poner todo en orden.